Időgazdálkodás hatékonyan: bevált tippek a legjobb eredményért

 A következő cikkben a hatékony időgazdálkodással kapcsolatban gyűjtök össze neked anyagokat, írásokat, amelyek segítenek rendbe tenni az időmenedzsment vagy időgazdálkodással kapcsolatos fogalmakat és módszereket adnak a legjobb eredmények eléréséhez. Azért gyűjtöttem össze ezeket, mert mindenkinek más az ami beválik. A legelterjedtebb és legkipróbáltabb időgazdálkodási tanácsok bizonyítottak már így össze tudod állítani magadnak mi az ami neked működik.

A következőkről lesz szó:

Az időgazdálkodás alapvetően leegyszerűsítve arról szól, hogy hogyan érd el amit szeretnél, legyen akár szó valami távlati, magasabb célról, vagy arról, hogyan oldd meg, hogy egy napba beleférjen minden. Több helyről hallottam már, hogy mindig légy jelen, mindig a következő feladatra koncentrálj és minden nap tedd meg a célodért legalább azt a kis lépést, amit aznap kell. Ne terheld túl a listád feladatokkal, mert ha nem sikerül kipipálni mindet, akkor elkeseredsz. Nyeld le a békát a nap elején, vagy a nemszeretemmel kezdd és tartsd a szemed előtt mindig mi az amiért minden nap dolgozol. Így tudod sorrendbe tenni mi az ami fontos és fennmarad a motiváció, elmarad a halogatás. Ennyi, röviden.

Mégis nehéz mindezt szem előtt tartani és elúszunk sokszor. Ezért népszerűek az időgazdálkodás könyvek, tréningek, vagy a rokon terület, célkitűzés, megvalósítás témák. Eredményeket mégsem érünk el. Jöjjenek a cikkek:

Alapvető időgazdálkodás tanácsok

A hellobiznisz oldalon a Időgazdálkodás mesterfokon: 20 tipp, hogy hatékonyabb legyél! írása alapvető tanácsokat sorol fel gyorsan egymás után, de sokszor jó ha össze van gyűjtve a sok hasznos jó tanács,mert emlékeztet arra mit hogy kellene csinálni és előjön a jobbik énünk. A Használd a két perces szabályt, vagy a 4 miért technikája számomra frissen hatottak, mivel ezeket nem láttam annyi helyen és van értelmük.

A Mozogj rendszeresen és aludj legalább 8 órát nem tűnik időgazdálkodás módszernek, mégis fontosak, mivel ezek hiányában nem tudunk úgy teljesíteni. Ugyanígy fontos, hogy szüneteket tartsunk, vagy máskorra időzítsünk egy egy feladatot ha ismerjük magunkat annyira, hogy tudjuk, hogy mikor mennyire vagyunk hatékonyak egy egy feladattípus elvégzésekor.

Ahogyan egy nap különböző napszakaiban sem tudunk egyformán hatékonyak lenni, a hét minden napján sem ugyanúgy teljesítünk. Ha ismerjük magunkat, eredményesebbek lehetünk.

2. „Nem vagyok jó az időgazdálkodásban.” Tévhitek eloszlatása.

Zalaba Krisztián, a mindenegyesnap.hu-n a Időgazdálkodás és időmenedzsment új szemlélettel című írásában a következőt ígéri: „Ez most egy olyan gondolkodásmódot formáló poszt, amely segíthet neked is átalakítani a fejedben lévő dolgokat, és amely hatására sikerülhet újraértékelni azt, amit eddig “időmenedzsment” címszó alatt megtanultál.” A hagyományosan időgazdálkodási tippeket kritizálja, amilyen az „írj listát, kelj fel korábban, tervezd meg előre a heted, stb.” és javasol helyettük eredményesebb hozzáállást. Összefoglalásként a cikk végén a következőt írja:

Nem a kevés idő a probléma, hanem az, hogy minden áron be akarjuk osztani.

Ha egy igazán fontos feladatba 2x energiát rakunk bele, akkor az eredmény sokszor annak a tízszerese lesz.

Akkor vagyunk igazán hatékonyak, ha a lehető legkevesebb lépésből jutunk el a célig.

Érdemes bátran változtatni az eredeti terven, mivel sokszor több energiát égetünk el “foltozgatással”, mint az újratervezéssel.

3. Konkrét időgazdálkodási módszerek amiket azonnal elkezdhetsz alkalmazni

Szendrei Ádám a Időgazdálkodás: a legjobb módszerek egy helyen írása szintén a hatékonyságra és az elméleti összefoglalók helyett az eredményekre összpontosít, méghozzá konkrét módszereket javasolva, amelyekben részletes útmutatód ad. Saját példából kiindulva, megoldást nyújt. Videót és audio anyagot is találsz a cikkben. Régi és új technikákat gyűjtött össze, csak válogatni kell. Nagyon jó cikk, rengeteg érdekes és hasznos megoldással. Három nagyobb részből áll:

Időgazdálkodási technikák:

• Pl.: Az Eisenhower mátrix: válogasd szét a sürgős és fontos feladataidat,
• a Pomodoro technika: Agyunk, igazán hatékonyan 90 perces szakaszokban képes csúcsra járatni magát, majd pihenésre van szüksége, ehhez kapcsolódik a technika, vagy
• az Ivy Lee módszer: Egyszerűség és hatékonyság. 6 feladatot válassz másnapra maximum amit el kell végezz és azt végezd el. Ha nem sikerül mind a hatot, akkor tedd másnapra ami maradt, de hatnál ne legyen több sosem a tennivaló.
• és más technikák

9+1 időgazdálkodási tipp milliomosoktól

• Kezdd a napot a legfontosabbal
• Mozogj minden nap
• Egy nap egy téma
• stb

Időgazdálkodás applikációk

Google Chrome, telefonos, vagy más online alkalmazások, amik megkönnyítik az időgazdálkodást és fókuszban tartanak. Asana, Toggle, amiket ajánl többek közt, de a fenti Pomodoro technikának is van telefonos applikációja.

Személy szerint a Google naptárat, a Trello-t és a Clockify-t is szeretem. Ez utóbbi alkalmazás nagyon hasznos arra, hogy mérje az időt, amit egy egy feladatra szánunk. Alkalmas lehet arra is ha ügyfelekkel dolgozunk a rájuk fordított időt is számon tarthatjuk és így a számlázást is nyomon követhetjük az egyes ügyfélnél. A Toby (Chrome alkalmazás) segít rendben tartani a megnyitott böngészőablakok ezreit. Az Evernote egy digitális jegyzetfüzet, amit szintén sokan használnak, mivel van telefonos verziója is és asztali gépen is jól használható.

4. Időgazdálkodás könyvek

Az üzleti szféra különösen nagy hangsúlyt fektet a hatékony időbeosztásra, hiszen az idő pénz. Éppen ezért bár az időgazdálkodás mindannyiunkat érint, mégis ezen a területen születtek igazán átgondolt, jól kipróbált módszereket felsorakoztató könyvek. Ami a hagyományosabb szemlélettől eltér azokat emelném ki most.

Időgazdálkodás könyv Távmunkában dolgozóknak

Az utóbbi időben egyre többen kényszerültek otthonról dolgozni, aminek megvan a maga varázsa, de az biztos, hogy kihívásokkal is szembe kellett néznie annak aki eddig meghatározott időben bement a munkahelyére és ott zavartalanul a munkájára koncentrálhatott. Otthoni környezetben dolgozni egészen más. Sok minden elterelheti a figyelmet, nehezebb koncentrálni, előfordulhatnak váratlan helyzetek, könnyebben szétcsúszik a nap és összefolynak a tevékenységek. Ezt a műfajt másképpen kell kezelni. A Remote – Távmunka újratöltve (Jason Fried – David Heinemeier Hansson) című könyv ezzel foglalkozik. Szerintem nagyon aktuálissá vált.

Más időgazdálkodás témájú könyv ugyanettől a kiadótól.

Tervező naptárak

A tervező naptárakból minden év végén kapok egy A5-ös méretűt, egy szépet ajándékba, a következő évre. Ezt a táskámban tartom és a mindennapokkal kapcsolatos dolgokat írom fel benne: találkozók, kit kell felhívni, mikor jön a szerelő, kinek van szülinapja, stb. Nem vagyok erre nézve márkahű, mert sok szép ilyen jellegű naptár van forgalomban és arra amire kell bármelyik megfelel.

Viszont ez mellett a sajátomat használom hosszú távú tervezésre, a vállalkozásomat érintő tervek kidolgozására, mivel ez felel meg legjobban arra ami nekem kell. Mindig van belőle kéznél, nyomtathatok belőle amennyiszer szükségem van rá és akkorát amekkorát szeretnék. Egyenként kiragaszthatom a falra amit szeretném, hogy szem előtt legyen. Lefűzhetem, összetűzhetem, átrendezhetem bármennyiszer. Ez nagy szabadságot ad. Annyit és annyiszor írok hozzá valamit ahányszor eszembe jut még egy gondolat.

Ebben az évben a Magnólia tervező naptárat használom. Kattints a képre, nézd meg milyenek és ha tetszik vásárold meg.

Ha tetszett a cikk, oszd meg másokkal. Írd meg Te hogyan szoktad az idődet tervezni, beosztani. Ha van olyan módszered, ami neked bevált írd meg kérlek.